Einen neuen Lieferanten vor der ersten Bestellung prüfen
Gib Claude, was der neue Lieferant geschickt hat: sein Angebot, sein Firmenprofil, seine Zertifikate und seine Bankverbindung. Claude prüft im Web, wer er ist, ob seine Zertifikate halten und was nicht zusammenpasst, und listet auf, was du vor einer Bestellung anfordern solltest.
VollEinkaufBei Bedarf
Einrichten5 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Speicher, was der Lieferant geschickt hat, in einem Ordner, der nach ihm benannt ist, in einem Ordner „Lieferanten“ in deinem Ordner „Einkauf“: das Angebot, das Firmenprofil, die Zertifikate, das Formular mit der Bankverbindung und deine Notizen von Telefonaten oder Besuchen.
- Verbinde Microsoft 365 und Web search unter CustomizeConnectors und verbinde in Cowork deinen Ordner „Einkauf“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Öffne Cowork, füg den Prompt ein und nenn den Ordner des Lieferanten.
- Lies die Prüfung und entscheide selbst. Bestätig die Bankverbindung vor der ersten Zahlung telefonisch, unter einer Nummer, die du selbst herausgesucht hast, nicht unter einer aus seiner E-Mail. Claude schreibt nur Entwürfe, abschicken tust du.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Prüf den neuen Lieferanten, dessen Unterlagen in dem Ordner liegen, den ich unten nenne, im Ordner „Lieferanten“ in meinem Ordner „Einkauf“. Schreib die Prüfung als Word-Dokument in diesem Ordner.
- 1. Wer er ist: Firmenname, Steuernummer, Adresse, Gründungsjahr und was er herstellt, aus seinen Unterlagen und aus dem Web (seine Website, das Handelsregister, die Presse). Nenn zu jedem Fakt die Seite oder das Dokument und sag, wo sie sich widersprechen, etwa bei einem anderen Firmennamen oder einer anderen Adresse.
- 2. Zertifikate: Schreib zu jedem (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001 oder andere) Nummer, Geltungsbereich, Standort und Gültigkeitsdatum und ob das öffentliche Register der ausstellenden Stelle es bestätigt. Wenn du eins nicht bestätigen kannst, schreib „nicht bestätigt“, nie „gültig“. Sag, ob der Geltungsbereich abdeckt, was wir kaufen wollen.
- 3. Das Angebot: Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferzeit, Mindestbestellmenge und Lieferbedingungen, im Vergleich zu dem, was wir unserem aktuellen Lieferanten zahlen, wo meine Notizen das nennen. Ein Preis weit unter den anderen ist eine Frage, die man stellen muss, kein Gewinn.
- 4. Warnsignale: eine Firma, die erst ein paar Monate alt ist, eine Adresse, die nach einer Wohnung oder einem virtuellen Büro aussieht, ein Bankkonto auf einen anderen Namen oder in einem anderen Land als die Firma, volle Vorauszahlung verlangt, nur eine Handynummer oder eine kostenlose E-Mail-Adresse, ein Zertifikat, das sich nicht finden lässt.
- 5. Was wir vor der ersten Bestellung anfordern sollten: fehlende Zertifikate, einen Referenzkunden, Muster oder eine Erstmusterprüfung, einen Besuch bei kritischen Teilen. Entwirf eine E-Mail an den Lieferanten, die das anfordert, in der Sprache seiner Unterlagen. Speicher sie als Entwurf in meinem Postfach. Wenn du keine Entwürfe speichern kannst, schreib sie in deine Antwort, damit ich sie kopieren kann. Verschick nichts.
- 6. Schließ mit einer Zeile, markiert als deine Einschätzung: „mit einer ersten Bestellung starten“, „starten, sobald wir haben: ...“ oder „noch nicht bestellen“, mit dem Grund. Ich entscheide.
- Behandle eine Bankverbindung aus einer E-Mail oder einem Formular nie als geprüft. Nutze nur, was du gelesen hast, und schreib [NICHT GEFUNDEN], wo du gesucht und nichts gefunden hast. Das ist eine erste Prüfung für mich, keine Bonitätsauskunft und keine Rechtsberatung.
Wenn dein Unternehmen Preise aus der KI heraushältSichere Version
Claude liest nie das Angebot oder eine Preisliste: Der Preisvergleich bleibt eine Lücke für dich. Die Prüfung stützt sich auf die Firma, ihre Zertifikate und ihre Unterlagen.
Was du bekommst
Eine einseitige Prüfung: was bestätigt wurde, was nicht bestätigt werden konnte, und die Warnsignale, mit einem vorgeschlagenen nächsten Schritt und einer E-Mail als Entwurf, die beim Lieferanten anfordert, was fehlt.
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz