Für UnternehmenOperationsNie wieder einen Termin für ein Zertifikat, eine Genehmigung oder eine Prüfung verpassen
Nie wieder einen Termin für ein Zertifikat, eine Genehmigung oder eine Prüfung verpassen
Jeden Montag liest Claude dein Register der Zertifikate, Genehmigungen, wiederkehrenden Prüfungen und Kalibrierungen, prüft jedes Datum gegen sein Dokument und sagt dir, was überfällig ist und was jetzt gebucht werden muss.
VollOperationsJede Woche
Einrichten7 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Nichts vorzubereiten: Beim ersten Lauf legt Claude in deinem Ordner „Betrieb“ eine Tabelle „Fristenregister“ aus den Dokumenten im Ordner „Zertifikate“ an. Trag ein, was die Dokumente nicht zeigen: die zuständige Person und wie viele Wochen vorher jeder Eintrag gebucht werden muss.
- Speicher die aktuellen Zertifikate, Genehmigungen, Prüfberichte und Kalibrierscheine in einem Ordner „Zertifikate“ in deinem Ordner „Betrieb“, damit Claude jedes Datum gegen sein Dokument prüfen kann.
- Verbinde Microsoft 365 unter CustomizeConnectors und verbinde in Cowork deinen Ordner „Betrieb“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Tipp /schedule ein, füg den Prompt dieses Workflows ein und wähl Weekly, Montag um 8:00 Uhr.
- Buch die Termine selbst. Claude entwirft nur die Anfragen; abschicken tust du.
- Der Workflow läuft, solange dein Computer an ist und Claude geöffnet ist. Ein Montag, an dem der Computer aus war, wird übersprungen, nicht nachgeholt.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Lies jeden Montag um 8:00 Uhr die Tabelle „Fristenregister“ in meinem Ordner „Betrieb“ (leg sie beim ersten Lauf aus den Dokumenten im Ordner „Zertifikate“ an, eine Zeile pro Eintrag, und liste auf, was du nicht lesen konntest) und die Dokumente im Ordner „Zertifikate“ in meinem Ordner „Betrieb“: Zertifikate (ISO 9001, IATF 16949 und andere), Genehmigungen, Berichte wiederkehrender Prüfungen von Anlagen und Betriebsmitteln und Kalibrierscheine. Wenn im Ordner eine Prüfmittelliste liegt, lies sie auch.
- 1. Prüf für jeden Eintrag das Datum „gültig bis“ oder „nächste Fälligkeit“ im Register gegen sein Dokument. Wo sie abweichen oder das Dokument fehlt oder veraltet ist, sag das und schreib [PRÜFEN: welches Datum stimmt], statt eins auszuwählen.
- 2. Liste auf, was überfällig ist, mit der Zahl der Tage.
- 3. Liste auf, was diese Woche gebucht werden muss: Einträge, bei denen das Fälligkeitsdatum minus die Vorlaufwochen, die das Register für die Buchung nennt, erreicht ist. Wo das Register nichts nennt, nimm 8 Wochen und markier es mit [PRÜFEN: Vorlaufwochen].
- 4. Liste alles auf, was in den nächsten 90 Tagen fällig wird, nach Datum, mit der zuständigen Person.
- 5. Entwirf für jeden Eintrag, den eine externe Firma übernimmt (eine Zertifizierungsstelle, eine Prüforganisation, ein Kalibrierlabor), eine kurze E-Mail mit der Bitte um einen Termin vor der Fälligkeit, in der Sprache unserer letzten E-Mail mit ihr. Speicher jede als Entwurf in meinem Postfach. Wenn du keine Entwürfe speichern kannst, schreib sie in deine Antwort, damit ich sie kopieren kann. Verschick nichts.
- 6. Liste die Einträge ohne Intervall, ohne zuständige Person oder ohne Fälligkeitsdatum auf.
- Beginne mit einer Tabelle: Eintrag, Fälligkeitsdatum, verbleibende Tage, Status (überfällig, jetzt buchen, kommt bald, in Ordnung), zuständige Person, Dokument gefunden oder nicht.
- Nutze nur die Daten aus dem Register und den Dokumenten. Nimm nie ein Intervall oder eine gesetzliche Frist an: Wo das Register keins nennt, schreib [PRÜFEN: Intervall]. Lass persönliche Befähigungsnachweise weg, etwa den Staplerschein oder Kranschein einer Person: Das sind Personalakten, und sie gehören in die Qualifikationsmatrix.
Was du bekommst
Eine Liste am Montag: was überfällig ist, was diese Woche zu buchen ist und was in den nächsten 90 Tagen fällig wird, mit einer Anfrage als Entwurf für jede externe Prüfung oder Kalibrierung, die organisiert werden muss.
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz