Die Stundenzettel des Monats prüfen, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen
Bevor die Stunden des Monats an deinen Steuerberater oder dein Lohnprogramm gehen, prüft Claude jeden Stundenzettel auf fehlende Stempelungen, Überstunden, Abwesenheiten sowie Ein- und Austritte. Claude listet auf, was zu korrigieren ist; die Lohnabrechnung selbst bleibt, wo sie ist.
VollHRBei Bedarf
Einrichten6 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Leg zum Monatsende die Stundenzettel des Monats so, wie du sie bekommst (Dateien aus der Stempeluhr oder Fotos der Papierzettel), die Abwesenheitsdaten und die Personalliste mit dem Datum jedes Ein- und Austritts in einen Ordner „Lohnabrechnung“ in deinem Ordner „Personal“. Lass Lohnsätze weg.
- Leg eine einseitige Datei „Arbeitszeitregeln“ in deinen Ordner „Personal“: reguläre Arbeitszeit und Schichtzeiten, wie Überstunden genehmigt werden, die Überstundengrenze und die Feiertage, so wie dein Handbuch oder dein Steuerberater sie vorgibt. Claude prüft dagegen und nutzt keine eigene Grenze.
- Verbinde in Cowork deinen Ordner „Personal“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Öffne ein paar Tage, bevor die Stunden in die Lohnabrechnung gehen, Cowork, füg den Prompt ein und nenn den Monat.
- Prüf jede Zeile mit der zuständigen Führungskraft und korrigier sie in deiner Zeiterfassung. Schick die Stunden dann wie gewohnt in die Lohnabrechnung. Claude ändert nichts und berechnet keinen Lohn.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Prüf die Stundenzettel für den Monat, den ich nenne, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen. Nutze die Dateien und Fotos der Stundenzettel, die Abwesenheitsdaten und die Personalliste im Ordner „Lohnabrechnung“ in meinem Ordner „Personal“ und die Datei „Arbeitszeitregeln“ in meinem Ordner „Personal“.
- 1. Fehlende Stempelungen: Liste jeden Arbeitstag mit Beginn ohne Ende, Ende ohne Beginn oder ganz ohne Eintrag und ohne erfasste Abwesenheit auf, und jeden Tag, der doppelt erfasst ist.
- 2. Überstunden: Rechne die Überstunden jeder Person im Monat zusammen, gezählt ab der regulären Arbeitszeit aus der Regeldatei. Liste alle auf, die über der Überstundengrenze aus der Regeldatei liegen, Überstunden ohne Genehmigung, wo die Regeln eine verlangen, und Überstunden an einem Tag, der als Abwesenheit erfasst ist. Wenn die Regeldatei keine Grenze nennt, schreib [AUSFÜLLEN: unsere Überstundengrenze] und nimm keine eigene.
- 3. Abwesenheiten: Vergleich die Abwesenheiten in den Stundenzetteln mit den Abwesenheitsdaten und liste jeden Tag auf, der nur in einem von beiden steht.
- 4. Ein- und Austritte: Prüf, dass jede Person nur Stunden ab ihrem Eintrittsdatum bis zu ihrem Austrittsdatum hat und dass jede Person in den Stundenzetteln auf der Personalliste steht.
- 5. Arbeit an Wochenenden und an den Feiertagen aus der Regeldatei: Liste sie getrennt auf, damit sie mit dem richtigen Zuschlag bezahlt wird.
- 6. Gib mir eine Tabelle: Person, Abteilung, Datum, was du gefunden hast und was ich die Führungskraft fragen sollte. Dann eine kurze Notiz für die Person, die unsere Lohnabrechnung macht: die Ein- und Austritte des Monats mit ihren Daten, die Überstunden nach Abteilung und die Zeilen, die noch offen sind.
- Berechne keinen Lohn und ändere keinen Stundenzettel. Eine Lücke ist eine Frage an die Führungskraft, kein Vorwurf an die Person: Sag, was der Eintrag zeigt, nie warum. Notier nie einen Grund für eine Krankmeldung oder eine Gesundheitsangabe. Markier alles, bei dem du unsicher bist, statt zu raten.
Was du bekommst
Eine Liste der Zeilen in den Stundenzetteln, die zu korrigieren oder zu bestätigen sind, nach Person, und eine kurze Notiz für die Person, die die Lohnabrechnung macht, mit den Ein- und Austritten und Überstunden des Monats.
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz