Für UnternehmenHRDen monatlichen Personalbericht schreiben: Personalstand, Ein- und Austritte, Überstunden und Abwesenheiten
Den monatlichen Personalbericht schreiben: Personalstand, Ein- und Austritte, Überstunden und Abwesenheiten
Zu Monatsbeginn liest Claude die Personal-, Überstunden- und Abwesenheitsdaten des letzten Monats und schreibt den Personalbericht für die Geschäftsführung: Personalstand, wer dazugekommen und wer gegangen ist, Überstunden und Abwesenheiten nach Abteilung, gegen den Vormonat.
VollHRBei Bedarf
Einrichten6 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Leg am ersten Werktag des Monats die Personalliste, die Überstunden- und die Abwesenheitsdaten des letzten Monats, so wie dein Lohnprogramm oder dein Steuerberater sie liefert, in einen Ordner „Monatsberichte“ in deinem Ordner „Personal“. Lass Gehälter weg.
- Leg eine einseitige Datei „Arbeitszeitregeln“ in deinen Ordner „Personal“, mit deiner regulären Arbeitszeit, der Überstundengrenze und den Urlaubsregeln, so wie dein Handbuch oder dein Steuerberater sie vorgibt. Claude nutzt keine eigene Grenze.
- Verbinde in Cowork deinen Ordner „Personal“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Öffne Cowork, füg den Prompt ein und nenn den Monat. Leg beim ersten Mal auch deinen letzten Bericht in den Ordner „Monatsberichte“, damit Claude seinem Aufbau folgt.
- Prüf jede Zahl gegen deine Unterlagen, bevor der Bericht an irgendwen geht. Claude markiert, was Claude nicht finden konnte.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Schreib den Personalbericht für den Monat, den ich nenne, aus den Dateien im Ordner „Monatsberichte“ in meinem Ordner „Personal“, der Datei „Arbeitszeitregeln“ in meinem Ordner „Personal“ und dem Bericht des Vormonats im Ordner „Monatsberichte“ in meinem Ordner „Personal“.
- 1. Personalstand zu Beginn und am Ende des Monats, nach Abteilung, und gegen denselben Monat im Vorjahr, wo die Daten es hergeben.
- 2. Ein- und Austritte nach Abteilung, mit den erfassten Austrittsgründen (Eigenkündigung, Kündigung durch uns, Vertragsende, Ruhestand, Sonstiges). Zähl die Austritte von Personen, die weniger als 6 Monate bei uns waren, getrennt.
- 3. Überstunden nach Abteilung, gegen den Vormonat. Liste die Personen über der Überstundengrenze aus der Datei „Arbeitszeitregeln“ auf. Wenn die Datei keine Grenze nennt, schreib [AUSFÜLLEN: unsere Überstundengrenze] und nimm keine eigene.
- 4. Abwesenheitstage nach Art (Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Sonstiges) und nach Abteilung, gegen den Vormonat.
- 5. Drei Zeilen dazu, was Aufmerksamkeit braucht, etwa eine Abteilung, deren Überstunden oder Krankentage um ein Drittel oder mehr gestiegen sind, oder mehrere Austritte aus einem Team.
- Schreib ihn als Word-Dokument im Ordner „Monatsberichte“. Nutze nur die Zahlen aus den Dateien und schreib [FEHLT], wo eine nicht da ist. Beschreib Teams, nicht Personen: Rate nie, warum jemand gegangen ist oder gefehlt hat, kommentier nie die Gesundheit einer Person und nenn eine Person nur in der Überstundenliste.
Wenn dein Unternehmen Personalakten aus der KI heraushältSichere Version
Nur Anzahlen. Claude liest Zahlen nach Abteilung ohne Namen, ID-Nummern oder Gehälter, und eine Abteilung mit weniger als 5 Personen wird mit einer anderen zusammengezählt, damit keine Zahl auf eine einzelne Person zeigt.
Was du bekommst
Ein Personalbericht auf zwei Seiten mit den Zahlen des Monats nach Abteilung, den Veränderungen gegen den Vormonat und drei Zeilen dazu, was Aufmerksamkeit braucht.
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz