Que nunca se te pase la fecha de un certificado, un permiso o una inspección
Cada lunes, Claude lee tu registro de certificados, permisos, inspecciones periódicas y calibraciones, revisa cada fecha contra su documento y te dice qué está vencido y qué hay que agendar ya.
CompletoCalidadCada semana
Configúralo6 pasos
Abre la app de escritorio de Claude e inicia sesión con la cuenta de Claude que usas para el trabajo. En un plan personal Free, Pro o Max, los chats pueden usarse para entrenamiento, a menos que desactives SettingsPrivacyHelp improve Claude.
¿Aún no tienes cuenta? Pídesela a tu jefe.
Dónde está cada cosa en Claude
- CustomizeConnectors En la barra lateral izquierda de Claude: conecta tu correo y tus archivos.
- /schedule Escríbelo en una nueva tarea de Cowork para ejecutar un prompt con horario.
- Scheduled En la barra lateral izquierda de Claude: lo que se ejecuta, para pausarlo o cambiarlo.
Los menús de Claude están en inglés, así que sus nombres quedan en inglés aquí.
- Nada que preparar: en la primera ejecución, Claude arma una hoja "Registro de cumplimiento" en tu carpeta Operaciones a partir de los documentos de la carpeta Certificados. Completa lo que los documentos no muestran: el responsable y con cuántas semanas de anticipación hay que agendar cada elemento.
- Guarda los certificados, permisos, reportes de inspección y certificados de calibración vigentes en una carpeta Certificados dentro de tu carpeta Operaciones, para que Claude pueda revisar cada fecha contra su documento.
- Conecta Gmail y Google Drive en CustomizeConnectors. Guarda los archivos de este flujo de trabajo en una sola carpeta de Drive llamada Operaciones.
- Escribe /schedule, pega el prompt de este flujo de trabajo y elige Weekly, el lunes a las 8:00.
- Agenda tú las fechas. Claude solo redacta las solicitudes; tú las envías.
- Corre mientras tu computadora esté encendida y Claude esté abierto. Si un lunes estaba apagada, ese lunes se salta, no queda en cola.
Configúralo en tu computadora: lo ejecuta la app de escritorio de Claude.
El prompt
- Cada lunes a las 8:00, lee la hoja "Registro de cumplimiento" en mi carpeta Operaciones (en la primera ejecución, créala a partir de los documentos de la carpeta Certificados, una fila por elemento, y haz una lista de lo que no pudiste leer) y los documentos de la carpeta Certificados, dentro de mi carpeta Operaciones: certificados (ISO 9001, IATF 16949 y otros), permisos, reportes de inspección periódica de equipos y certificados de calibración. Si en la carpeta hay una lista de instrumentos de medición, léela también.
- 1. Para cada elemento, revisa la fecha de vigencia o de próximo vencimiento del registro contra su documento. Donde no coincidan, o el documento falte o esté vencido, dilo y escribe [REVISAR: qué fecha es la correcta] en lugar de elegir una.
- 2. Haz una lista de lo que está vencido, con cuántos días.
- 3. Haz una lista de lo que hay que agendar esta semana: los elementos cuya fecha de vencimiento, menos las semanas de anticipación que según el registro necesitan para agendarse, ya llegó. Donde el registro no lo diga, usa 8 semanas y márcalo [REVISAR: semanas de anticipación].
- 4. Haz una lista de todo lo que vence en los próximos 90 días, por fecha, con su responsable.
- 5. Para cada elemento que hace una empresa externa (un organismo de certificación, una empresa de inspección, un laboratorio de calibración), redacta un correo breve pidiendo una fecha antes del vencimiento, en el idioma de nuestro último correo con ellos. Guarda cada uno como borrador en mi correo. Si no puedes guardar borradores, ponlos en tu respuesta para que yo los copie. No envíes nada.
- 6. Haz una lista de los elementos sin intervalo, sin responsable o sin fecha de vencimiento.
- Empieza con una sola tabla: elemento, fecha de vencimiento, días restantes, estado (vencido, agendar ya, próximo, en orden), responsable, documento encontrado o no.
- Usa solo las fechas del registro y de los documentos. Nunca supongas un intervalo ni un plazo legal: donde el registro no dé ninguno, escribe [REVISAR: intervalo]. Deja fuera las licencias de las personas, como la de un operador de montacargas o de grúa: son registros de empleados y van en la matriz de habilidades.
Lo que recibes
Una lista cada lunes con lo que está vencido, lo que hay que agendar esta semana y lo que vence en los próximos 90 días, con una solicitud redactada para cada inspección o calibración externa que haya que coordinar.
Lleva este flujo de trabajo a tu equipo
Dos minutos por persona: cada uno recibe un plan de flujos de trabajo listos como este, dentro de las reglas de tu empresa.
Tu jefe ve tu avance y tus horas. Nunca lo que Claude lee o escribe.
La biblioteca de flujos de FirstPrompt adapta partes de knowledge-work-plugins de Anthropic (Apache-2.0), reescritas por FirstPrompt. Fuente y licencia