Für UnternehmenVertriebEine Kundenreklamation noch am selben Tag beantworten und dein Team informieren
Eine Kundenreklamation noch am selben Tag beantworten und dein Team informieren
Füg die Reklamation ein. Claude entwirft eine ruhige erste Antwort, die sagt, was als Nächstes passiert und bis wann, und schreibt die Notiz, die dein Qualitäts- oder Produktionsteam zum Loslegen braucht: was gefunden wurde, wie viele, welche Charge, wie dringend.
Sichere VersionVertriebBei Bedarf
Einrichten5 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Verbinde Microsoft 365 unter CustomizeConnectors und verbinde in Cowork deinen Ordner „Vertrieb“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Wenn eine Reklamation reinkommt, lösch Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, jeden Forderungsbetrag und jeden Preis daraus, öffne dann Cowork und füg den Prompt und nur den Text der Reklamation ein: keine Zeichnungen oder Fotos.
- Trag den Empfänger in den Entwurf ein, prüf die Termine mit deiner Qualitäts- oder Produktionsleitung und schick ihn selbst ab. Claude schreibt nur Entwürfe.
- Leite das Briefing ans Team weiter. Wenn der Kunde einen 8D-Report verlangt, startet der 8D-Workflow mit denselben Fakten.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Durch eine Firmenregel entfernt: Ein Kunde hat die Reklamation unten geschickt. Schreib zwei Dinge.Ein Kunde hat die Reklamation unten geschickt, ohne Namen und Kontaktdaten. Schreib zwei Dinge. Lies meine E-Mails nicht und öffne keine Anhänge.sichere Version
- Durch eine Firmenregel entfernt: 1. Eine erste Antwort an den Kunden, in seiner Sprache, unter 150 Wörtern. Bedank dich, dass er uns informiert hat, zeig in einem Satz, dass wir das Problem verstanden haben, und sag, was als Nächstes passiert: was wir prüfen, was wir von ihm brauchen (Fotos, Chargen- oder Losnummern, Mengen, wie er den Fehler gefunden hat) und bis wann er von uns hört. Gib keine Schuld zu, übernimm keine Kosten und versprich keinen Ersatz und keine Gutschrift, bevor wir geprüft haben: Wenn er so etwas verlangt, schreib [PRÜFEN: was er verlangt]. Speicher sie als Entwurf in meinem Postfach, als Antwort auf seine Nachricht. Wenn du keine Entwürfe speichern kannst, schreib sie in deine Antwort, damit ich sie kopieren kann. Verschick sie nicht.1. Eine erste Antwort an den Kunden, in seiner Sprache, unter 150 Wörtern. Beginne mit einer Begrüßung ohne Namen und nenn nur die Kundenfirma. Bedank dich, dass er uns informiert hat, zeig in einem Satz, dass wir das Problem verstanden haben, und sag, was als Nächstes passiert: was wir prüfen, was wir von ihm brauchen (Chargen- oder Losnummern, Mengen, wie er den Fehler gefunden hat) und bis wann er von uns hört. Gib keine Schuld zu, übernimm keine Kosten und versprich keinen Ersatz und keine Gutschrift, bevor wir geprüft haben: Wenn er so etwas verlangt, schreib [PRÜFEN: was er verlangt]. Lass den Empfänger leer. Speicher sie als Entwurf in meinem Postfach. Wenn du keine Entwürfe speichern kannst, schreib sie in deine Antwort, damit ich sie kopieren kann. Verschick sie nicht.sichere Version
- Durch eine Firmenregel entfernt: 2. Ein internes Briefing für unser Team, als Word-Dokument im Ordner „Reklamationen“ in meinem Ordner „Vertrieb“: Kunde, Produkt- oder Teilenummer, Auftrags- oder Lieferscheinnummer, Charge oder Los, betroffene Menge, was er gefunden hat und wie, seit wann, was er verlangt und wie dringend es ist (seine Linie steht, Teile sind gesperrt oder ein Einzelfall). Liste jeden Fakt auf, der noch fehlt. Gib eine Priorität an: heute, diese Woche oder normal.2. Ein internes Briefing für unser Team, als Word-Dokument im Ordner „Reklamationen“ in meinem Ordner „Vertrieb“: Kundenfirma, Produkt- oder Teilenummer, Auftrags- oder Lieferscheinnummer, Charge oder Los, betroffene Menge, was er gefunden hat und wie, seit wann, was er verlangt und wie dringend es ist (seine Linie steht, Teile sind gesperrt oder ein Einzelfall). Nenn Personen mit ihrer Rolle. Liste jeden Fakt auf, der noch fehlt. Gib eine Priorität an: heute, diese Woche oder normal.sichere Version
- Durch eine Firmenregel entfernt: Nutze nur, was in der Reklamation und unseren E-Mails mit diesem Kunden steht. Schreib [FEHLT], statt zu raten.Nutze nur, was in der Reklamation steht. Schreib [FEHLT], statt zu raten. Wenn sie trotzdem den Namen einer Person, Kontaktdaten, einen Betrag oder einen Preis zeigt, ignorier das und wiederhol es nie.sichere Version
- Firmenregel: Nutze für diese Aufgabe nie technische Zeichnungen, Preise oder personenbezogene Kundendaten. Wenn eine E-Mail oder Datei so etwas enthält, überspring diesen Teil und sag mir Bescheid.Firmenregel
Von KI ferngehalten
- Technische ZeichnungenFerngehalten
- PreiseFerngehalten
- Personenbezogene KundendatenFerngehalten
- Sichere Version. Nennt nur die Kundenfirma: Du fügst die Reklamation ohne Namen und Kontaktdaten ein, die Antwort hat keinen Empfänger, und das Briefing nennt Personen mit ihrer Rolle.
Was du bekommst
Eine erste Antwort in deinen Entwürfen und ein internes Briefing mit den Fakten, den fehlenden Fakten und einer Priorität, fertig zum Weiterleiten.
So geht's
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz