Für UnternehmenQualitätAufschreiben, wie ein Prozess wirklich läuft, bevor die Person geht, die ihn kennt
Aufschreiben, wie ein Prozess wirklich läuft, bevor die Person geht, die ihn kennt
Setz dich mit der Person zusammen, die den Prozess macht, und gib Claude danach deine Notizen oder das Transkript. Claude schreibt den Prozess so auf, wie er wirklich läuft, Schritt für Schritt und wer was macht, und listet die Engpässe auf, die dabei aufgefallen sind.
VollQualitätBei Bedarf
Einrichten6 Schritte
Öffne die Claude-Desktop-App und melde dich mit dem Claude-Konto an, das du für die Arbeit nutzt. Bei einem persönlichen Free-, Pro- oder Max-Plan können Chats für das Training genutzt werden, sofern du SettingsPrivacyHelp improve Claude nicht abschaltest.
Noch kein Konto? Frag deine Führungskraft.
Wo du was in Claude findest
- CustomizeConnectors In der linken Seitenleiste von Claude: Verbinde deine E-Mail und deine Dateien.
- /schedule Tipp es in eine neue Cowork-Aufgabe, um einen Prompt nach Zeitplan laufen zu lassen.
- Scheduled In der linken Seitenleiste von Claude: was läuft, zum Pausieren oder Ändern.
Die Menüs von Claude sind auf Englisch, darum bleiben ihre Namen hier englisch.
- Einmal für das ganze Unternehmen: Wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, genehmigt Claudes Connector für Microsoft 365 und schaltet seine Schreib-Tools ein, damit Claude Entwürfe und Dateien speichern kann. Wenn beim Verbinden eine Admin-Freigabe verlangt wird, ist das noch offen: Schick dieser Person diesen Schritt.
- Setz dich 30 bis 60 Minuten mit der Person zusammen, die den Prozess kennt, und lass dich von ihr durch den letzten echten Fall führen, von Anfang bis Ende. Mach Notizen oder nimm das Gespräch mit ihrem OK auf und behalte das Transkript.
- Wenn du eine Vorlage für Verfahrensanweisungen oder eine alte Verfahrensanweisung zu diesem Prozess hast, leg sie in einen Ordner „Prozesse“ in deinem Ordner „Betrieb“.
- Verbinde in Cowork deinen Ordner „Betrieb“ in OneDrive oder SharePoint (den, der mit diesem Computer synchronisiert ist).
- Öffne Cowork, füg den Prompt ein und häng deine Notizen oder das Transkript an, dazu die Formulare und Tabellen, die der Prozess nutzt, wenn du sie hast.
- Gib den Entwurf der Person zum Korrigieren und stell ihr die offenen Fragen, solange sie noch da ist.
Richte das an deinem Computer ein: Die Claude-Desktop-App führt es aus.
Der Prompt
- Schreib den Prozess aus den Notizen oder dem Transkript im Anhang so auf, wie er heute wirklich läuft. Wenn im Ordner „Prozesse“ in meinem Ordner „Betrieb“ eine Vorlage liegt, folg ihrem Aufbau. Schreib ihn als Word-Dokument im Ordner „Prozesse“ in meinem Ordner „Betrieb“.
- 1. Beginne damit, wozu der Prozess da ist, was ihn auslöst (ein Auftrag, ein Termin, eine Anfrage) und was am Ende herauskommt.
- 2. Schreib jeden Schritt der Reihe nach auf, eine Tätigkeit pro Schritt, mit der Rolle, die ihn macht (Arbeitsvorbereitung, Schichtleitung, Einkauf), nicht dem Namen der Person, und dem Formular, der Tabelle, der Programmmaske oder dem Dokument, das er nutzt oder erzeugt. Füg eine kurze Tabelle mit einer Zeile pro Schritt und einer Spalte pro Rolle hinzu, damit die Übergaben sichtbar werden.
- 3. Übernimm die Faustregeln und Prüfungen der Person in ihren eigenen Worten („wenn der Kunde es eilig hat, dann ...“), bei dem Schritt, zu dem sie gehören. Ergänz, was schiefgeht und was sie dann tut, und wie lange ein Schritt dauert, wo die Notizen das sagen.
- 4. Wenn es eine alte Verfahrensanweisung zu diesem Prozess gibt, liste auf, wo die heutige Praxis davon abweicht. Entscheide nicht, was richtig ist.
- 5. Liste unter dem Prozess getrennt die Engpässe auf, die dir aufgefallen sind: Warten, Übergaben, die hin und her gehen, dieselben Daten zweimal eingetippt, Freigaben, die nichts ändern, Nacharbeit. Nenn zu jedem den Schritt, was die Notizen dazu sagen, und eine Frage, mit der man ihn prüfen kann. Gestalte den Prozess nicht neu.
- 6. Schließ mit jeder Lücke als Frage an die Person, in der Reihenfolge der Schritte.
- Nutze nur, was in den Notizen steht. Wo ein Schritt, eine Rolle oder ein Wert unklar ist, schreib [PRÜFEN: was], statt zu raten.
Was du bekommst
Ein Prozessdokument mit jedem Schritt, jeder Rolle, jedem Formular und jeder Faustregel, die Lücken als Fragen, die du stellen solltest, solange die Person noch da ist, und eine kurze Liste der Engpässe.
So geht's
Hol diesen Workflow für dein Team
Zwei Minuten pro Person: Alle bekommen einen Plan aus fertigen Workflows wie diesem, innerhalb der Regeln deines Unternehmens.
Deine Führungskraft sieht Fortschritt und Stunden. Nie, was Claude liest oder schreibt.
Die Workflow-Bibliothek von FirstPrompt übernimmt Teile von Anthropics knowledge-work-plugins (Apache-2.0), von FirstPrompt neu geschrieben. Quelle und Lizenz