Kirim satu permintaan penawaran yang jelas ke setiap supplier di daftar
Isi satu spreadsheet dengan part, jumlah, dan tanggalnya, lalu daftar supplier yang akan ditanya. Claude menyiapkan draf satu permintaan penawaran per supplier, dengan isi yang sama untuk masing-masing, dan meminta semuanya memberi penawaran dalam format yang sama supaya jawabannya bisa dijajarkan.
LengkapPembelianSaat dibutuhkan
Cara memasang6 langkah
Buka aplikasi desktop Claude dan masuk dengan akun Claude yang kamu pakai untuk kerja. Di paket pribadi Free, Pro, atau Max, obrolan bisa dipakai untuk melatih model kecuali kamu mematikan SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Belum punya akun? Tanyakan ke atasanmu.
Letak menu di Claude
- CustomizeConnectors Di sidebar kiri Claude: hubungkan email dan file kamu.
- /schedule Ketik di tugas Cowork baru untuk menjalankan prompt sesuai jadwal.
- Scheduled Di sidebar kiri Claude: apa yang berjalan, untuk dijeda atau diubah.
Menu Claude berbahasa Inggris, jadi namanya tetap dalam bahasa Inggris di sini.
- Sekali untuk seluruh perusahaan: admin Microsoft-mu menyetujui connector Microsoft 365 untuk Claude dan mengaktifkan write tools-nya, supaya Claude bisa menyimpan draf dan file. Kalau saat menghubungkan kamu diminta persetujuan admin, berarti langkah ini belum selesai: kirimkan langkah ini ke admin.
- Buat spreadsheet "RFQ" di folder Pembelian-mu, satu baris per part: nomor part, deskripsi, nomor dan revisi gambar, material, volume tahunan, ukuran lot, tanggal kamu butuh part-nya, dan dokumen yang kamu butuhkan (sertifikat material, level PPAP). Taruh gambar tekniknya di folder yang sama.
- Di tab kedua, daftar supplier yang akan ditanya: perusahaan, kontak, alamat email, bahasa, dan apakah NDA sudah ditandatangani. Tambahkan harga saat ini atau harga targetmu per part kalau kamu mau itu ada di ringkasanmu; harga itu tidak pernah dikirim ke supplier.
- Hubungkan Microsoft 365 di CustomizeConnectors, lalu di Cowork hubungkan folder Pembelian-mu di OneDrive atau SharePoint (yang tersinkron ke komputer ini).
- Buka Cowork, tempel prompt-nya, dan tambahkan tenggat penawarannya.
- Lampirkan sendiri gambar tekniknya di setiap draf, baca, lalu kirim. Claude hanya membuat draf; kamu yang mengirim. Saat penawarannya masuk, workflow perbandingan penawaran menjajarkannya.
Siapkan ini di komputermu: aplikasi desktop Claude yang menjalankannya.
Prompt-nya
- Baca spreadsheet "RFQ" di folder Pembelian milikku dan gambar teknik di sebelahnya. Tenggat penawarannya ada di bawah.
- 1. Cek setiap gambar teknik terhadap spreadsheet: nomor gambar, revisi, material, dan persyaratan khusus apa pun di gambar itu (heat treatment, coating, karakteristik kritis). Kalau spreadsheet dan gambar tidak sama, sebutkan perbedaannya untukku dan jangan buat draf apa pun sampai aku konfirmasi: tidak ada permintaan yang dikirim dengan revisi yang salah.
- 2. Untuk setiap supplier di daftar, buat satu draf permintaan penawaran dalam bahasa supplier itu, dengan isi yang sama untuk setiap supplier: part beserta nomor dan revisi gambarnya, material, volume tahunan dan ukuran lot, tanggal kami butuh part-nya, dan dokumen yang kami butuhkan.
- 3. Minta masing-masing memberi penawaran dalam format yang sama: harga satuan per ukuran lot, biaya tooling dan siapa pemilik tooling-nya, lead time sampel dan produksi massal, minimum order, syarat pembayaran, syarat pengiriman (Incoterms), dan berapa lama penawarannya berlaku. Minta mereka mencantumkan pengecualian atau asumsi apa pun secara terpisah, mengonfirmasi dalam 3 hari kerja apakah mereka akan memberi penawaran, dan mengirim penawarannya paling lambat di tenggat.
- 4. Tulis satu email per supplier, hanya ke kontak supplier itu di daftar. Jangan pernah menyebut supplier lain, dan jangan pernah menulis harga kami saat ini atau harga target kami. Kalau kolom NDA suatu supplier kosong, taruh [CEK: NDA sebelum gambar teknik] di bagian atas drafnya. Tutup setiap draf dengan daftar file gambar teknik yang perlu dilampirkan. Simpan masing-masing sebagai draf di emailku. Kalau kamu tidak bisa menyimpan draf, taruh di jawabanmu supaya bisa kusalin. Jangan kirim apa pun.
- 5. Tambahkan tab "Pelacak RFQ" ke spreadsheet itu: supplier, tanggal draf dibuat, batas konfirmasi, tenggat penawaran, status.
- 6. Khusus untukku: ringkasan singkat apa yang diminta, dengan harga saat ini atau harga target kami per part kalau spreadsheet menyebutkannya, dan apa pun di gambar teknik yang bisa membuat penawarannya sulit dibandingkan.
- Jangan pernah mengarang jumlah, tanggal, atau persyaratan yang tidak ada di spreadsheet atau gambar teknik: tulis [ISI: apa yang kurang].
Jika perusahaanmu menjauhkan gambar teknik dari AIVersi aman
Gambar teknik tidak pernah dibuka: Claude memakai nomor dan revisi gambar di spreadsheet-mu, dan kamu sendiri yang mengecek revisinya dan melampirkan file-nya.
Yang kamu dapat
Satu draf per supplier dengan part, jumlah, tenggat, dan format balasan yang sama, setiap revisi gambar teknik dicek terhadap spreadsheet, dan pelacak untuk balasannya.
Pelajari caranya
Bawa workflow ini ke timmu
Dua menit per orang: setiap orang mendapat rencana berisi workflow siap pakai seperti ini, sesuai aturan perusahaanmu.
Atasanmu melihat kemajuan dan jam. Tidak pernah apa yang dibaca atau ditulis Claude.
Pustaka workflow FirstPrompt mengadaptasi sebagian knowledge-work-plugins milik Anthropic (Apache-2.0), ditulis ulang oleh FirstPrompt. Sumber dan lisensi