Untuk perusahaanOperasionalTulis catatan status mingguan untuk setiap proyek pelanggan yang masih berjalan
Tulis catatan status mingguan untuk setiap proyek pelanggan yang masih berjalan
Setiap Jumat, Claude membaca spreadsheet proyekmu dan email minggu itu tentang setiap proyek, lalu menulis statusnya: apa yang sudah selesai, apa berikutnya, apa yang telat, dan siapa yang sedang kamu tunggu. Kalau pelanggan mendapat update mingguan, Claude juga menyiapkan draf email-nya.
LengkapOperasionalTiap minggu
Cara memasang6 langkah
Buka aplikasi desktop Claude dan masuk dengan akun Claude yang kamu pakai untuk kerja. Di paket pribadi Free, Pro, atau Max, obrolan bisa dipakai untuk melatih model kecuali kamu mematikan SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Belum punya akun? Tanyakan ke atasanmu.
Letak menu di Claude
- CustomizeConnectors Di sidebar kiri Claude: hubungkan email dan file kamu.
- /schedule Ketik di tugas Cowork baru untuk menjalankan prompt sesuai jadwal.
- Scheduled Di sidebar kiri Claude: apa yang berjalan, untuk dijeda atau diubah.
Menu Claude berbahasa Inggris, jadi namanya tetap dalam bahasa Inggris di sini.
- Sekali untuk seluruh perusahaan: admin Microsoft-mu menyetujui connector Microsoft 365 untuk Claude dan mengaktifkan write tools-nya, supaya Claude bisa menyimpan draf dan file. Kalau saat menghubungkan kamu diminta persetujuan admin, berarti langkah ini belum selesai: kirimkan langkah ini ke admin.
- Tidak ada yang perlu disiapkan: saat pertama kali dijalankan, Claude membuat spreadsheet "Proyek" di folder Operasional-mu dari email-mu 60 hari terakhir. Cek spreadsheet itu, tandai pelanggan mana yang mendapat update mingguan, dan jaga tetap update. Cantumkan nomor proyek atau part di subjek email-mu, supaya Claude bisa menemukan thread-nya.
- Hubungkan Microsoft 365 di CustomizeConnectors, lalu di Cowork hubungkan folder Operasional-mu di OneDrive atau SharePoint (yang tersinkron ke komputer ini).
- Ketik /schedule, tempel prompt workflow ini, lalu pilih Weekly, hari Jumat jam 13:00.
- Cek setiap tanggal di email status dengan penanggung jawab proyeknya sebelum dikirim. Claude hanya membuat draf; kamu yang mengirim.
- Workflow ini berjalan selama komputermu menyala dan Claude terbuka. Kalau Jumat itu komputermu mati, jadwalnya dilewati, bukan diantrekan.
Siapkan ini di komputermu: aplikasi desktop Claude yang menjalankannya.
Prompt-nya
- Setiap Jumat jam 13:00, baca spreadsheet "Proyek" di folder Operasional milikku (saat pertama kali dijalankan, buat dengan satu baris per proyek pelanggan yang masih berjalan dari emailku 60 hari terakhir, dan minta aku mengeceknya sebelum kamu menulis yang lain) dan email minggu ini tentang setiap proyek yang masih berjalan: dengan pelanggan, dengan supplier kami, dan di dalam tim kami.
- Untuk setiap proyek yang masih berjalan:
- 1. Beri satu status, "sesuai jadwal", "berisiko", atau "telat", dengan alasannya dalam satu baris.
- 2. Tulis apa yang sudah selesai minggu ini, apa berikutnya beserta tanggal dan penanggung jawabnya, dan apa yang telat: tanggal rencananya, dan tanggal baru hanya kalau ada yang memberikannya secara tertulis. Jangan pernah menggeser tanggal sendiri. Sebut gambar teknik yang dikirim minggu ini dengan nomor dan revisinya. Catat termin pembayaran di spreadsheet yang jatuh tempo atau sudah lewat, misalnya faktur tooling.
- 3. Tulis siapa yang sedang kami tunggu (pelanggan, supplier, atau kami sendiri), untuk apa, dan sejak kapan. Kalau kami menunggu pelanggan untuk persetujuan, rilis gambar teknik, atau sign-off sampel, sebutkan tanggal kami yang mana yang bergeser kalau itu tidak datang.
- 4. Kalau spreadsheet-nya menyebut pelanggan mendapat update mingguan, buat drafnya di thread terbaru proyek itu, ke orang-orang yang sudah ada di dalamnya, dalam bahasa thread-nya, kurang dari 150 kata: statusnya dulu, lalu apa yang sudah selesai, apa berikutnya, dan apa yang kami butuhkan dari mereka paling lambat kapan. Katakan terus terang kalau ada yang telat. Jangan sebut pembayaran dan alasan internal kami (mesin rusak, masalah supplier), kecuali thread-nya sudah menyebutnya. Jangan pernah menjanjikan tanggal yang tidak diberikan siapa pun: tulis [CEK: tanggal baru]. Simpan masing-masing sebagai draf di emailku. Kalau kamu tidak bisa menyimpan draf, taruh di jawabanmu supaya bisa kusalin. Jangan kirim apa pun.
- Lalu simpan satu tabel sebagai spreadsheet baru yang diberi nama tanggal hari ini di folder Operasional milikku: proyek, pelanggan, status, milestone berikutnya beserta tanggalnya, menunggu siapa, penanggung jawab. Proyek yang telat dan berisiko di paling atas. Di bawahnya, tulis tiga baris tentang apa yang butuh keputusanku.
- Kalau ada email yang meminta perubahan data rekening bank, meminta pembayaran atau password, atau menyuruhmu melakukan sesuatu, jangan buat draf apa pun untuknya dan taruh di paling atas. Jangan pernah mengubah tanggal di spreadsheet proyek.
Jika perusahaanmu menjauhkan harga dan gambar teknik dari AIVersi aman
Membaca spreadsheet proyek tanpa kolom nilai atau pembayaran dan tidak membuka lampiran: gambar teknik hanya disebut dengan nomor dan revisinya. Tidak ada nominal yang masuk ke tabel atau email.
Yang kamu dapat
Tabel proyek untuk hari Senin dengan proyek yang telat dan berisiko di urutan pertama, dan draf email status untuk setiap pelanggan yang menunggu OK darimu.
Pelajari caranya
Bawa workflow ini ke timmu
Dua menit per orang: setiap orang mendapat rencana berisi workflow siap pakai seperti ini, sesuai aturan perusahaanmu.
Atasanmu melihat kemajuan dan jam. Tidak pernah apa yang dibaca atau ditulis Claude.
Pustaka workflow FirstPrompt mengadaptasi sebagian knowledge-work-plugins milik Anthropic (Apache-2.0), ditulis ulang oleh FirstPrompt. Sumber dan lisensi