Sagutin ang complaint ng customer sa mismong araw, at i-brief ang team mo
I-paste ang complaint. Gumagawa si Claude ng kalmadong unang reply draft na nagsasabi kung ano ang susunod na mangyayari at kailan, at isinusulat ang note na kailangan ng quality o production team mo para makapagsimula: ano ang nakita, ilan, aling lot, gaano ka-urgent.
Buksan ang Claude desktop app at mag-sign in gamit ang Claude account na ginagamit mo sa trabaho. Sa personal na Free, Pro o Max plan, puwedeng gamitin ang mga chat para sa training maliban kung i-off mo ang SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Wala ka pang account? Magtanong sa manager mo.
Nasaan ang mga ito sa Claude
- CustomizeConnectors Nasa kaliwang sidebar ng Claude: i-connect ang email at files mo.
- /schedule I-type ito sa bagong Cowork task para patakbuhin ang prompt ayon sa schedule.
- Scheduled Nasa kaliwang sidebar ng Claude: kung ano ang tumatakbo, para i-pause o baguhin.
Naka-English ang menus ng Claude, kaya English din ang pangalan nila dito.
- Isang beses lang para sa buong kumpanya: ia-approve ng Microsoft admin ninyo ang Microsoft 365 connector ni Claude at io-on ang mga write tool nito, para makapag-save si Claude ng mga draft at file. Kung humingi ng approval ng admin ang pag-connect, kailangan pa itong gawin: ipadala sa kanila ang hakbang na ito.
- I-connect ang Microsoft 365 sa CustomizeConnectors, at sa Cowork, i-connect ang Sales folder mo sa OneDrive o SharePoint (ang naka-sync sa computer na ito).
- Kapag may dumating na complaint, buksan ang Cowork, i-paste ang prompt at ang complaint: ang email, o ang notes mo mula sa call.
- I-check ang mga petsa sa reply kasama ang quality o production lead mo bago mo ito i-send. Draft lang ang ginagawa ni Claude; ikaw ang nagse-send.
- I-forward ang brief sa team. Kung humingi ang customer ng 8D report, nagsisimula ang 8D workflow sa parehong mga fact.
- Nagpadala ang isang customer ng complaint sa ibaba. Sumulat ng dalawang bagay.
- 1. Unang reply sa customer, sa wika nila, wala pang 150 salita. Pasalamatan sila sa pagsabi sa amin, ipakita sa isang pangungusap na naintindihan namin ang problema, at sabihin kung ano ang susunod na mangyayari: ano ang iche-check namin, ano ang kailangan namin mula sa kanila (mga litrato, lot o batch number, dami, paano nila ito nakita), at kailan sila makakarinig mula sa amin. Huwag umamin ng pagkakamali, tumanggap ng cost o mangako ng kapalit o credit bago namin ma-check: kung humingi sila nito, isulat ang [I-CHECK: ano ang hinihingi nila]. I-save ito bilang draft sa email ko, bilang sagot sa message nila. Kung hindi ka makapag-save ng draft, ilagay mo ito sa sagot mo para makopya ko. Huwag itong i-send.
- 2. Internal brief para sa team namin, bilang Word document sa Complaints folder sa loob ng Sales folder ko: customer, product o part number, order o delivery number, lot o batch, dami na apektado, ano ang nakita nila at paano, mula kailan, ano ang hinihingi nila, at gaano ito ka-urgent (huminto ang line nila, naka-hold ang mga part, o iisang kaso lang). Ilista ang bawat fact na kulang pa. Bigyan ito ng priority: ngayong araw, ngayong linggo, o routine.
- Gamitin lang ang nasa complaint at ang mga email namin sa customer na ito. Isulat ang [KULANG] sa halip na manghula.
Nakikita ng manager mo ang progress at hours. Hindi kailanman ang binabasa o sinusulat ni Claude.
Ina-adapt ng workflow library ng FirstPrompt ang ilang bahagi ng knowledge-work-plugins ng Anthropic (Apache-2.0), na isinulat muli ng FirstPrompt. Source at lisensya