Para sa mga kumpanyaPurchasingMagpadala ng isang malinaw na request for quotation sa bawat supplier sa listahan
Magpadala ng isang malinaw na request for quotation sa bawat supplier sa listahan
Punan ang isang sheet ng mga part, dami at petsa, at ilista ang mga supplier na tatanungin. Gumagawa si Claude ng isang request for quotation draft kada supplier, parehong laman para sa bawat isa, at hinihiling sa lahat na mag-quote sa parehong format para magkakatugma ang mga sagot.
BuoPurchasingKapag kailangan
I-set up ito5 hakbang
Buksan ang Claude desktop app at mag-sign in gamit ang Claude account na ginagamit mo sa trabaho. Sa personal na Free, Pro o Max plan, puwedeng gamitin ang mga chat para sa training maliban kung i-off mo ang SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Wala ka pang account? Magtanong sa manager mo.
Nasaan ang mga ito sa Claude
- CustomizeConnectors Nasa kaliwang sidebar ng Claude: i-connect ang email at files mo.
- /schedule I-type ito sa bagong Cowork task para patakbuhin ang prompt ayon sa schedule.
- Scheduled Nasa kaliwang sidebar ng Claude: kung ano ang tumatakbo, para i-pause o baguhin.
Naka-English ang menus ng Claude, kaya English din ang pangalan nila dito.
- Gumawa ng "RFQ" sheet sa Purchasing folder mo, isang row kada part: part number, description, drawing number at revision, materyal, yearly volume, lot size, ang petsang kailangan mo ang mga part, at ang mga document na kailangan mo (material certificate, PPAP level). Ilagay ang mga drawing sa parehong folder.
- Sa pangalawang tab, ilista ang mga supplier na tatanungin: kumpanya, contact, email address, wika, at kung may pirmadong NDA. Idagdag ang kasalukuyan o target mong presyo kada part kung gusto mo ito sa summary mo; hindi ito kailanman napupunta sa supplier.
- I-connect ang Gmail at Google Drive sa CustomizeConnectors. Itabi ang mga file ng workflow na ito sa iisang Drive folder na Purchasing ang pangalan.
- Buksan ang Cowork, i-paste ang prompt at idagdag ang quote deadline.
- Ikaw mismo ang mag-attach ng mga drawing sa bawat draft, basahin ito, at i-send. Draft lang ang ginagawa ni Claude; ikaw ang nagse-send. Kapag bumalik na ang mga quote, ihahanay ng quote comparison workflow ang mga ito.
I-set up ito sa computer mo: ang Claude desktop app ang nagpapatakbo nito.
Ang prompt
- Basahin ang "RFQ" sheet sa Purchasing folder ko at ang mga drawing sa tabi nito. Nasa ibaba ang quote deadline.
- 1. I-check ang bawat drawing laban sa sheet: drawing number, revision, materyal, at anumang special requirement dito (heat treatment, coating, critical characteristics). Kung hindi magkatugma ang sheet at ang isang drawing, ilista ang mga pagkakaiba para sa akin at huwag gumawa ng draft hangga't hindi ko kinukumpirma: walang request na lalabas na mali ang revision.
- 2. Para sa bawat supplier sa listahan, gumawa ng isang request for quotation draft sa wika ng supplier, na parehong laman para sa bawat supplier: ang mga part kasama ang drawing number at revision, materyal, yearly volume at lot size, ang petsang kailangan namin ang mga part, at ang mga document na kailangan namin.
- 3. Hilingin sa bawat isa na mag-quote sa parehong format: unit price kada lot size, tooling cost at kung sino ang may-ari ng tool, lead time para sa sample at para sa series, minimum order, payment terms, delivery terms (Incoterms) at gaano katagal valid ang quote. Hilingin na ilista nila nang hiwalay ang anumang exception o assumption, na kumpirmahin sa loob ng 3 working days kung magko-quote sila, at na ipadala ang quote bago ang deadline.
- 4. Sumulat ng isang email kada supplier, para lang sa contact ng supplier na iyon sa listahan. Huwag kailanman pangalanan ang ibang supplier, at huwag kailanman isulat ang kasalukuyan o target naming presyo. Kung blangko ang NDA column ng isang supplier, ilagay ang [I-CHECK: NDA bago ang mga drawing] sa itaas ng draft nila. Tapusin ang bawat draft sa listahan ng mga drawing file na ia-attach. I-save ang bawat isa bilang draft sa email ko. Kung hindi ka makapag-save ng draft, ilagay mo ang mga ito sa sagot mo para makopya ko. Huwag mag-send ng kahit ano.
- 5. Magdagdag ng "RFQ tracker" tab sa sheet: supplier, petsa ng draft, confirm-by date, quote deadline, status.
- 6. Para sa akin lang: maikling summary ng mga hiningi, kasama ang kasalukuyan o target naming presyo kada part kung ibinibigay ito ng sheet, at anumang nasa mga drawing na puwedeng magpahirap sa pagkumpara ng mga quote.
- Huwag kailanman mag-imbento ng dami, petsa o requirement na wala sa sheet o sa mga drawing: isulat ang [PUNAN: ano ang kulang].
Kung hindi pinapapasok ng kumpanya mo sa AI ang technical drawingsSafe version
Hindi kailanman binubuksan ang mga drawing: ang mga drawing number at revision sa sheet mo ang ginagamit ni Claude, at ikaw ang magche-check ng mga revision at mag-a-attach ng mga file.
Ang makukuha mo
Isang draft kada supplier na may parehong mga part, dami, deadline at reply format, chine-check ang bawat drawing revision laban sa sheet, at tracker para sa mga reply.
Alamin kung paano
Ibigay ang workflow na ito sa team mo
Dalawang minuto bawat tao: lahat makakakuha ng plan ng ready na workflows tulad nito, sakop ng rules ng kumpanya mo.
Nakikita ng manager mo ang progress at hours. Hindi kailanman ang binabasa o sinusulat ni Claude.
Ina-adapt ng workflow library ng FirstPrompt ang ilang bahagi ng knowledge-work-plugins ng Anthropic (Apache-2.0), na isinulat muli ng FirstPrompt. Source at lisensya