Ibigay sa accountant ang kumpletong buwan, walang kulang
Sa simula ng bawat buwan, chine-check ni Claude ang folder ng nakaraang buwan laban sa listahan ng accountant mo: kung nandoon ang bawat invoice, statement at resibo, at kung may dokumento sa likod ng bawat bank transaction. Tapos dina-draft niya ang cover email na kasama ng pack.
Buksan ang Claude desktop app at mag-sign in gamit ang Claude account na ginagamit mo sa trabaho. Sa personal na Free, Pro o Max plan, puwedeng gamitin ang mga chat para sa training maliban kung i-off mo ang SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Wala ka pang account? Magtanong sa manager mo.
Nasaan ang mga ito sa Claude
- CustomizeConnectors Nasa kaliwang sidebar ng Claude: i-connect ang email at files mo.
- /schedule I-type ito sa bagong Cowork task para patakbuhin ang prompt ayon sa schedule.
- Scheduled Nasa kaliwang sidebar ng Claude: kung ano ang tumatakbo, para i-pause o baguhin.
Naka-English ang menus ng Claude, kaya English din ang pangalan nila dito.
- Hingin sa external accountant mo ang monthly list nila at i-save ito sa Finance folder mo bilang "What the accountant needs": bawat statement, listahan at dokumentong inaasahan nila, ang petsa kung kailan nila ito kailangan, at ang halagang kapag mas mababa rito ay hindi na kailangan ng dokumento ang isang bank transaction, kung mayroon sila nito.
- Sa mga unang araw ng bawat buwan, 10 minuto: gumawa ng folder para sa nakaraang buwan sa loob ng Finance folder mo. Ilagay doon ang mga invoice na ipinadala at natanggap mo, ang statement ng bawat bank account para sa buwan, at ang mga resibo at dokumentong naipon mo.
- I-connect ang Gmail at Google Drive sa CustomizeConnectors. Itabi ang mga file ng workflow na ito sa iisang Drive folder na Finance ang pangalan.
- Buksan ang Cowork, i-paste ang prompt at sabihin ang folder ng buwan. Patakbuhin ulit ito pagkatapos mong idagdag ang mga kulang.
- Basahin ang cover email, idagdag ang ikaw lang ang nakakaalam, at ikaw mismo ang mag-send nito kasama ang pack. Draft lang ang ginagawa ni Claude; ikaw ang nagse-send.
- Ihanda ang pack ng nakaraang buwan para sa external accountant namin, mula sa folder ng buwan sa loob ng Finance folder ko na sasabihin ko sa ibaba.
- 1. I-check ang folder laban sa "What the accountant needs" list sa Finance folder ko. Para sa bawat item, isulat ang "nasa folder" kasama ang file name, o "kulang".
- 2. Mga invoice: ikumpara ang mga invoice list sa folder (kung wala, ilista ang mga invoice file ayon sa number at petsa, at ang numbering lang ang i-check) sa mga invoice file sa folder. Ilista ang bawat invoice na nasa isang listahan pero walang file, bawat file na wala sa anumang listahan, at anumang laktaw o ulit sa sarili naming mga invoice number.
- 3. Bangko: i-check na may statement para sa buong buwan ang bawat account. Ilista ang bawat transaction na walang invoice, resibo o note sa folder, kasama ang petsa, halaga at description nito, maliban sa mga mas mababa sa halagang nakasaad sa listahan.
- 4. Para mapansin ng accountant: mga resibong walang invoice, mga tseke at promissory note na natanggap o ibinigay, at anumang hindi karaniwan para sa isang buwan na tulad ng sa amin (malaking one-off na bayad, bagong supplier, loan, biniling asset).
- 5. Ang mga tanong ng accountant noong nakaraang buwan, kung may "Questions" file sa folder: alin ang nasasagot na ngayon ng folder, at alin ang bukas pa.
- 6. Mag-draft ng maikling cover email sa accountant namin: ano ang nasa pack, ano ang darating pa at kailan, at ang mga tanong namin. I-save ito bilang draft sa email ko. Kung hindi ka makapag-save ng draft, ilagay mo ito sa sagot mo para makopya ko. Huwag mag-send ng kahit ano.
- Isulat ang checklist bilang sheet sa folder ng buwan. Huwag baguhin ang anumang file, at huwag kailanman punan ng hula ang isang kulang: isulat ang [KULANG].
Nakikita ng manager mo ang progress at hours. Hindi kailanman ang binabasa o sinusulat ni Claude.
Ina-adapt ng workflow library ng FirstPrompt ang ilang bahagi ng knowledge-work-plugins ng Anthropic (Apache-2.0), na isinulat muli ng FirstPrompt. Source at lisensya