Para empresasCalidadEscribe cómo funciona de verdad un proceso, antes de que se vaya la persona que lo conoce
Escribe cómo funciona de verdad un proceso, antes de que se vaya la persona que lo conoce
Siéntate con la persona que lleva el proceso y después dale a Claude tus notas o la transcripción. Escribe el proceso como funciona de verdad, paso a paso y con quién hace qué, y hace una lista de los cuellos de botella que notó en el camino.
CompletoCalidadCuando lo necesites
Configúralo6 pasos
Abre la app de escritorio de Claude e inicia sesión con la cuenta de Claude que usas para el trabajo. En un plan personal Free, Pro o Max, los chats pueden usarse para entrenamiento, a menos que desactives SettingsPrivacyHelp improve Claude.
¿Aún no tienes cuenta? Pídesela a tu jefe.
Dónde está cada cosa en Claude
- CustomizeConnectors En la barra lateral izquierda de Claude: conecta tu correo y tus archivos.
- /schedule Escríbelo en una nueva tarea de Cowork para ejecutar un prompt con horario.
- Scheduled En la barra lateral izquierda de Claude: lo que se ejecuta, para pausarlo o cambiarlo.
Los menús de Claude están en inglés, así que sus nombres quedan en inglés aquí.
- Una sola vez para toda la empresa: tu administrador de Microsoft aprueba el conector de Microsoft 365 de Claude y activa sus herramientas de escritura, para que Claude pueda guardar borradores y archivos. Si al conectarlo te piden la aprobación de un administrador, falta este paso: envíaselo.
- Siéntate de 30 a 60 minutos con la persona que conoce el proceso y pídele que te lleve por el último caso real, de principio a fin. Toma notas, o grábalo con su permiso y guarda la transcripción.
- Si tienes una plantilla de procedimiento, o un procedimiento viejo de este proceso, ponlo en una carpeta Procesos dentro de tu carpeta Operaciones.
- En Cowork, conecta tu carpeta Operaciones de OneDrive o SharePoint (la que está sincronizada con esta computadora).
- Abre Cowork, pega el prompt y adjunta tus notas o la transcripción, con los formatos y las hojas que usa el proceso si los tienes.
- Dale el borrador a la persona para que lo corrija, y hazle las preguntas abiertas mientras sigue aquí.
Configúralo en tu computadora: lo ejecuta la app de escritorio de Claude.
El prompt
- Escribe el proceso de las notas o la transcripción que adjunté, tal como funciona hoy de verdad. Si hay una plantilla en la carpeta Procesos, dentro de mi carpeta Operaciones, sigue su formato. Escríbelo como un documento de Word en la carpeta Procesos, dentro de mi carpeta Operaciones.
- 1. Empieza con para qué sirve el proceso, qué lo inicia (un pedido, una fecha, una solicitud) y qué entrega al final.
- 2. Escribe cada paso en orden, una acción por paso, con el rol que lo hace (planeador, jefe de turno, comprador), no el nombre de la persona, y el formato, la hoja, la pantalla del programa o el documento que usa o produce. Agrega una tabla corta con una fila por paso y una columna por rol, para que se vean los traspasos.
- 3. Conserva con sus propias palabras las reglas prácticas y las verificaciones de la persona ("si el cliente tiene prisa, nosotros..."), en el paso donde aplica cada una. Agrega qué sale mal y qué hacen entonces, y cuánto tarda un paso donde lo digan las notas.
- 4. Si hay un procedimiento viejo de este proceso, haz una lista de dónde difiere la práctica de hoy. No decidas cuál es la correcta.
- 5. Debajo del proceso, aparte, haz una lista de los cuellos de botella que notaste: esperas, traspasos que van y vienen, los mismos datos capturados dos veces, aprobaciones que no cambian nada, retrabajos. Para cada uno, nombra el paso, qué dicen las notas al respecto y una pregunta para comprobarlo. No rediseñes el proceso.
- 6. Termina con cada hueco como una pregunta para la persona, en el orden de los pasos.
- Usa solo lo que dicen las notas. Donde un paso, un rol o un valor no esté claro, escribe [REVISAR: qué] en lugar de adivinar.
Lo que recibes
Un documento del proceso con cada paso, rol, formato y regla práctica, los huecos como preguntas para hacer mientras la persona sigue aquí, y una lista corta de cuellos de botella.
Aprende cómo
Lleva este flujo de trabajo a tu equipo
Dos minutos por persona: cada uno recibe un plan de flujos de trabajo listos como este, dentro de las reglas de tu empresa.
Tu jefe ve tu avance y tus horas. Nunca lo que Claude lee o escribe.
La biblioteca de flujos de FirstPrompt adapta partes de knowledge-work-plugins de Anthropic (Apache-2.0), reescritas por FirstPrompt. Fuente y licencia