- 1
Her pazartesi saat 8:00'de Operasyon klasörümdeki "Belge ve kontrol takvimi" tablosunu (ilk çalıştırmada bu tabloyu Belgeler klasöründeki dokümanlardan, her kaleme bir satır ayırarak oluştur ve okuyamadıklarını listele) ve Operasyon klasörümün içindeki Belgeler klasöründeki dokümanları oku: belgeler (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001 belgeleri ve gözetim tetkikleri), izinler (çevre izni, işyeri açma ve çalışma ruhsatı, yangın), ekipmanların periyodik kontrol raporları (kaldırma ekipmanları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatı, topraklama, kompresör), ortam ölçümleri (gürültü, aydınlatma) ve kalibrasyon sertifikaları (TÜRKAK akreditasyonlu laboratuvar). Klasörde bir ölçüm aletleri listesi varsa onu da oku.
- 2
- 3
1. Her kalem için takvimdeki geçerlilik bitiş ya da sonraki kontrol tarihini kendi belgesiyle karşılaştır. Farklıysa ya da belge eksik veya güncel değilse bunu söyle ve birini seçmek yerine [KONTROL: hangi tarih doğru] yaz.
- 4
2. Gecikenleri kaç gün geciktikleriyle listele.
- 5
3. Bu hafta randevu alınması gerekenleri listele: tarihinden, takvimde yazan "kaç hafta önceden ayarlanmalı" süresi çıkarıldığında o güne gelinmiş kalemler. Takvimde bu süre yazmıyorsa 8 hafta kullan ve [KONTROL: kaç hafta önceden] diye işaretle.
- 6
4. Önümüzdeki 90 günde tarihi gelen her şeyi tarihe göre, sorumlusuyla listele.
- 7
5. Bir dış firmanın yaptığı her kalem için (belgelendirme kuruluşu, muayene firması, kalibrasyon laboratuvarı) tarihi gelmeden önce randevu isteyen kısa bir e-posta taslağı hazırla; onlarla son e-postamızın dilinde. Her birini e-postamda taslak olarak kaydet. Taslak kaydedemiyorsan kopyalayabilmem için yanıtına koy. Hiçbir şey gönderme.
- 8
6. Aralığı, sorumlusu ya da tarihi olmayan kalemleri listele.
- 9
- 10
İşe tek bir tabloyla başla: kalem, tarih, kalan gün, durum (gecikti, şimdi ayarla, yaklaşıyor, sorun yok), sorumlu, belge bulundu mu.
- 11
- 12
Yalnızca takvimdeki ve belgelerdeki tarihleri kullan. Asla bir aralık ya da yasal bir süre varsayma ve yönetmeliklerden süre aktarma: takvim aralık vermiyorsa [KONTROL: aralık] yaz. Kişilerin kendi belgelerini (forklift ya da vinç operatör belgesi gibi) dışarıda bırak: bunlar çalışan kaydıdır ve yetkinlik matrisinde tutulur.