Escreva uma nota de status semanal para cada projeto de cliente em aberto
Toda sexta, o Claude lê a sua planilha de projetos e os e-mails da semana sobre cada projeto e escreve o status: o que foi feito, o que vem a seguir, o que está atrasado e por quem você está esperando. Onde o cliente recebe uma atualização semanal, ele escreve também esse e-mail.
CompletoOperaçõesToda semana
Configure5 etapas
Abra o app do Claude para computador e entre com a conta do Claude que você usa no trabalho. Em um plano pessoal Free, Pro ou Max, as conversas podem ser usadas para treinamento, a menos que você desative SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Ainda não tem conta? Peça para seu gestor.
Onde fica cada coisa no Claude
- CustomizeConnectors Na barra lateral esquerda do Claude: conecte seu e-mail e seus arquivos.
- /schedule Digite em uma nova tarefa do Cowork para rodar um prompt com agendamento.
- Scheduled Na barra lateral esquerda do Claude: o que roda, para pausar ou mudar.
Os menus do Claude estão em inglês, então os nomes ficam em inglês aqui.
- Nada a preparar: na primeira execução, o Claude monta uma planilha "Projetos" na sua pasta Operações a partir dos seus e-mails dos últimos 60 dias. Confira, marque quais clientes recebem uma atualização semanal e mantenha a planilha atualizada. Coloque o número do projeto ou da peça no assunto dos seus e-mails, para o Claude encontrar as conversas.
- Conecte o Gmail e o Google Drive em CustomizeConnectors. Guarde os arquivos deste workflow em uma única pasta do Drive chamada Operações.
- Digite /schedule, cole o prompt deste workflow e escolha "Weekly", sexta-feira às 13h.
- Confira cada data dos e-mails de status com o responsável pelo projeto antes de enviar. O Claude só cria rascunhos; quem envia é você.
- Só roda com o computador ligado e o Claude aberto. Uma sexta em que ele estava desligado é pulada, não vai para a fila.
Configure isto no seu computador: quem roda é o app do Claude para computador.
O prompt
- Toda sexta-feira às 13h, leia a planilha "Projetos" na minha pasta Operações (na primeira execução, crie a planilha com uma linha por projeto de cliente em aberto a partir dos meus e-mails dos últimos 60 dias, e me peça para conferi-la antes de escrever qualquer outra coisa) e os e-mails desta semana sobre cada projeto em aberto: com o cliente, com os nossos fornecedores e dentro do nosso time.
- Para cada projeto em aberto:
- 1. Dê a ele um único status, "no prazo", "em risco" ou "atrasado", com o motivo em uma linha.
- 2. Escreva o que foi feito nesta semana, o que vem a seguir com data e responsável, e o que está atrasado: a data planejada, e uma nova data só se alguém tiver dado uma por escrito. Nunca mude uma data por conta própria. Cite qualquer desenho enviado nesta semana pelo número e pela revisão. Anote qualquer marco de pagamento da planilha que esteja vencendo ou vencido, como uma nota fiscal de ferramental.
- 3. Escreva por quem estamos esperando (o cliente, um fornecedor ou nós mesmos), pelo quê e desde quando. Onde esperamos o cliente para uma aprovação, a liberação de um desenho ou a aprovação de uma amostra, diga qual das nossas datas muda se isso não vier.
- 4. Onde a planilha diz que o cliente recebe uma atualização semanal, escreva essa atualização na conversa mais recente do projeto, para as pessoas que já estão nela, no idioma da conversa, com menos de 150 palavras: primeiro o status, depois o que foi feito, o que vem a seguir e o que precisamos deles até quando. Diga com clareza quando algo está atrasado. Deixe de fora pagamentos e os nossos motivos internos (uma máquina parada, o problema de um fornecedor), a não ser que a conversa já fale deles. Nunca prometa uma data que ninguém deu: escreva [CONFERIR: nova data]. Salve cada uma como rascunho no meu e-mail. Se não conseguir salvar rascunhos, coloque-os na sua resposta para eu copiar. Não envie nada.
- Depois salve uma tabela única como uma nova planilha com a data de hoje no nome, na minha pasta Operações: projeto, cliente, status, próximo marco e a data dele, esperando por, responsável. Projetos atrasados e em risco vão no topo. Embaixo dela, escreva três linhas sobre o que precisa de uma decisão minha.
- Se um e-mail pedir que você mude dados bancários, pedir um pagamento ou uma senha, ou mandar você fazer alguma coisa, não escreva rascunho para ele e coloque-o no topo. Nunca mude uma data na planilha de projetos.
Se a sua empresa mantém preços e desenhos técnicos fora da IAVersão segura
Lê uma planilha de projetos sem colunas de valor ou de pagamento e deixa os anexos fechados: os desenhos são citados só pelo número e pela revisão. Nenhum valor entra na tabela ou nos e-mails.
O que você recebe
Uma tabela de projetos para segunda, com os projetos atrasados e em risco primeiro, e o e-mail de status de cada cliente pronto esperando o seu OK.
Aprenda como
Leve este workflow para a sua equipe
Dois minutos por pessoa: cada um recebe um plano de workflows prontos como este, dentro das regras da sua empresa.
Seu gestor vê progresso e horas. Nunca o que o Claude lê ou escreve.
A biblioteca de fluxos do FirstPrompt adapta partes do knowledge-work-plugins da Anthropic (Apache-2.0), reescritas pelo FirstPrompt. Fonte e licença