Nunca perca a data de um certificado, de uma licença ou de uma inspeção
Toda segunda, o Claude lê o seu registro de certificados, licenças, inspeções periódicas e calibrações, confere cada data com o documento correspondente e diz o que está vencido e o que precisa ser agendado agora.
CompletoQualidadeToda semana
Configure6 etapas
Abra o app do Claude para computador e entre com a conta do Claude que você usa no trabalho. Em um plano pessoal Free, Pro ou Max, as conversas podem ser usadas para treinamento, a menos que você desative SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Ainda não tem conta? Peça para seu gestor.
Onde fica cada coisa no Claude
- CustomizeConnectors Na barra lateral esquerda do Claude: conecte seu e-mail e seus arquivos.
- /schedule Digite em uma nova tarefa do Cowork para rodar um prompt com agendamento.
- Scheduled Na barra lateral esquerda do Claude: o que roda, para pausar ou mudar.
Os menus do Claude estão em inglês, então os nomes ficam em inglês aqui.
- Nada a preparar: na primeira execução, o Claude monta uma planilha "Registro de conformidade" na sua pasta Operações a partir dos documentos da pasta Certificados. Preencha o que os documentos não mostram: o responsável e com quantas semanas de antecedência cada item precisa ser agendado.
- Salve os certificados, as licenças, os relatórios de inspeção e os certificados de calibração atuais em uma pasta Certificados dentro da sua pasta Operações, para o Claude poder conferir cada data com o documento.
- Conecte o Gmail e o Google Drive em CustomizeConnectors. Guarde os arquivos deste workflow em uma única pasta do Drive chamada Operações.
- Digite /schedule, cole o prompt deste workflow e escolha "Weekly", segunda-feira às 8h.
- Agende as datas você mesmo. O Claude só escreve os rascunhos das solicitações; quem envia é você.
- Só roda com o computador ligado e o Claude aberto. Uma segunda em que ele estava desligado é pulada, não vai para a fila.
Configure isto no seu computador: quem roda é o app do Claude para computador.
O prompt
- Toda segunda-feira às 8h, leia a planilha "Registro de conformidade" na minha pasta Operações (na primeira execução, crie a planilha a partir dos documentos da pasta Certificados, uma linha por item, e liste o que você não conseguiu ler) e os documentos da pasta Certificados, dentro da minha pasta Operações: certificados (ISO 9001, IATF 16949 e outros), licenças, relatórios de inspeção periódica de equipamentos e certificados de calibração. Se houver uma lista de instrumentos de medição na pasta, leia também.
- 1. Para cada item, confira a data de validade ou do próximo vencimento do registro com o documento dele. Onde elas forem diferentes, ou se o documento estiver faltando ou desatualizado, diga isso e escreva [CONFERIR: qual data está certa] em vez de escolher uma.
- 2. Liste o que está vencido, com quantos dias.
- 3. Liste o que precisa ser agendado nesta semana: itens cuja data de vencimento, menos as semanas de antecedência que o registro pede para agendar, já chegou. Onde o registro não disser, use 8 semanas e marque como [CONFERIR: semanas de antecedência].
- 4. Liste tudo o que vence nos próximos 90 dias, por data, com o responsável.
- 5. Para cada item feito por uma empresa externa (um organismo certificador, uma empresa de inspeção, um laboratório de calibração), escreva um e-mail curto pedindo uma data antes do vencimento, no idioma do nosso último e-mail com ela. Salve cada um como rascunho no meu e-mail. Se não conseguir salvar rascunhos, coloque-os na sua resposta para eu copiar. Não envie nada.
- 6. Liste os itens sem intervalo, sem responsável ou sem data de vencimento.
- Comece com uma tabela única: item, data de vencimento, dias restantes, status (vencido, agendar agora, chegando, em dia), responsável, documento encontrado ou não.
- Use só as datas do registro e dos documentos. Nunca suponha um intervalo ou um prazo legal: onde o registro não der nenhum, escreva [CONFERIR: intervalo]. Deixe de fora as habilitações das próprias pessoas, como a de um operador de empilhadeira ou de ponte rolante: elas são registros de funcionários e pertencem à matriz de habilidades.
O que você recebe
Uma lista toda segunda com o que está vencido, o que agendar nesta semana e o que vence nos próximos 90 dias, com uma solicitação pronta para cada inspeção ou calibração externa a marcar.
Leve este workflow para a sua equipe
Dois minutos por pessoa: cada um recebe um plano de workflows prontos como este, dentro das regras da sua empresa.
Seu gestor vê progresso e horas. Nunca o que o Claude lê ou escreve.
A biblioteca de fluxos do FirstPrompt adapta partes do knowledge-work-plugins da Anthropic (Apache-2.0), reescritas pelo FirstPrompt. Fonte e licença