Huwag kailanman malampasan ang petsa ng certificate, permit o inspection
Tuwing Lunes, binabasa ni Claude ang register mo ng mga certificate, permit, periodic inspection at calibration, chine-check ang bawat petsa laban sa document nito, at sinasabi sa iyo kung ano ang overdue at ano ang dapat i-book ngayon.
BuoQualityLinggo-linggo
I-set up ito7 hakbang
Buksan ang Claude desktop app at mag-sign in gamit ang Claude account na ginagamit mo sa trabaho. Sa personal na Free, Pro o Max plan, puwedeng gamitin ang mga chat para sa training maliban kung i-off mo ang SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Wala ka pang account? Magtanong sa manager mo.
Nasaan ang mga ito sa Claude
- CustomizeConnectors Nasa kaliwang sidebar ng Claude: i-connect ang email at files mo.
- /schedule I-type ito sa bagong Cowork task para patakbuhin ang prompt ayon sa schedule.
- Scheduled Nasa kaliwang sidebar ng Claude: kung ano ang tumatakbo, para i-pause o baguhin.
Naka-English ang menus ng Claude, kaya English din ang pangalan nila dito.
- Isang beses lang para sa buong kumpanya: ia-approve ng Microsoft admin ninyo ang Microsoft 365 connector ni Claude at io-on ang mga write tool nito, para makapag-save si Claude ng mga draft at file. Kung humingi ng approval ng admin ang pag-connect, kailangan pa itong gawin: ipadala sa kanila ang hakbang na ito.
- Walang kailangang ihanda: sa unang run, gagawa si Claude ng "Compliance register" sheet sa Operations folder mo mula sa mga document sa Certificates folder. Punan ang hindi ipinapakita ng mga document: ang owner, at ilang linggo nang maaga dapat i-book ang bawat item.
- I-save ang mga kasalukuyang certificate, permit, inspection report at calibration certificate sa isang Certificates folder sa loob ng Operations folder mo, para ma-check ni Claude ang bawat petsa laban sa document nito.
- I-connect ang Microsoft 365 sa CustomizeConnectors, at sa Cowork, i-connect ang Operations folder mo sa OneDrive o SharePoint (ang naka-sync sa computer na ito).
- I-type ang /schedule, i-paste ang prompt ng workflow na ito at piliin ang Weekly, Lunes, 8:00.
- Ikaw mismo ang mag-book ng mga petsa. Ang mga request lang ang dina-draft ni Claude; ikaw ang nagse-send.
- Tumatakbo ito habang naka-on ang computer mo at bukas ang Claude. Kapag naka-off ito sa Lunes na iyon, nilalaktawan ang run, hindi ipinipila.
I-set up ito sa computer mo: ang Claude desktop app ang nagpapatakbo nito.
Ang prompt
- Tuwing Lunes nang 8:00, basahin ang "Compliance register" sheet sa Operations folder ko (sa unang run, gawin ito mula sa mga document sa Certificates folder, isang row kada item, at ilista ang hindi mo nabasa) at ang mga document sa Certificates folder sa loob ng Operations folder ko: mga certificate (ISO 9001, IATF 16949 at iba pa), permit, periodic inspection report ng mga equipment at calibration certificate. Kung may gauge list sa folder, basahin din ito.
- 1. Para sa bawat item, i-check ang valid-until o next-due date sa register laban sa document nito. Kung magkaiba ang mga ito, o kulang o luma na ang document, sabihin ito at isulat ang [I-CHECK: aling petsa ang tama] sa halip na pumili.
- 2. Ilista ang mga overdue, kasama kung ilang araw na.
- 3. Ilista ang dapat i-book ngayong linggo: mga item na naabot na ang due date nila bawas ang bilang ng linggong sinasabi ng register na kailangan para ma-book ito nang maaga. Kung hindi ito sinasabi ng register, gumamit ng 8 linggo at markahan ito ng [I-CHECK: ilang linggo nang maaga].
- 4. Ilista ang lahat ng magiging due sa susunod na 90 araw, ayon sa petsa, kasama ang owner nito.
- 5. Para sa bawat item na ginagawa ng isang outside company (certification body, inspection company, calibration lab), gumawa ng maikling email draft na humihingi ng petsa bago ito maging due, sa wika ng huling email namin sa kanila. I-save ang bawat isa bilang draft sa email ko. Kung hindi ka makapag-save ng draft, ilagay mo ang mga ito sa sagot mo para makopya ko. Huwag mag-send ng kahit ano.
- 6. Ilista ang mga item na walang interval, walang owner o walang due date.
- Magsimula sa isang table: item, due date, ilang araw na lang, status (overdue, i-book na, paparating, ok), owner, nahanap ang document o hindi.
- Gamitin lang ang mga petsa sa register at sa mga document. Huwag kailanman mag-assume ng interval o legal deadline: kung walang ibinibigay ang register, isulat ang [I-CHECK: interval]. Huwag isama ang mga personal na lisensya ng mga tao, gaya ng sa forklift o crane operator: employee records ang mga ito at nasa skills matrix ang lugar nila.
Ang makukuha mo
Listahan tuwing Lunes ng mga overdue, ng dapat i-book ngayong linggo at ng magiging due sa susunod na 90 araw, may request draft para sa bawat outside inspection o calibration na dapat ayusin.
Alamin kung paano
Ibigay ang workflow na ito sa team mo
Dalawang minuto bawat tao: lahat makakakuha ng plan ng ready na workflows tulad nito, sakop ng rules ng kumpanya mo.
Nakikita ng manager mo ang progress at hours. Hindi kailanman ang binabasa o sinusulat ni Claude.
Ina-adapt ng workflow library ng FirstPrompt ang ilang bahagi ng knowledge-work-plugins ng Anthropic (Apache-2.0), na isinulat muli ng FirstPrompt. Source at lisensya