Para sa mga kumpanyaSalesHabulin linggo-linggo ang bawat overdue na invoice, nakasulat na ang mga reminder
Habulin linggo-linggo ang bawat overdue na invoice, nakasulat na ang mga reminder
Tuwing Lunes, binabasa ni Claude ang open receivables, gumagawa ng reminder draft para sa bawat customer na late, sa tonong nakabatay sa kung paano karaniwang magbayad ang customer na iyon, at binabasa ang sinabi ng mga customer tungkol sa bayad mula noong nakaraang linggo.
BuoSalesLinggo-linggo
I-set up ito5 hakbang
Buksan ang Claude desktop app at mag-sign in gamit ang Claude account na ginagamit mo sa trabaho. Sa personal na Free, Pro o Max plan, puwedeng gamitin ang mga chat para sa training maliban kung i-off mo ang SettingsPrivacyHelp improve Claude.
Wala ka pang account? Magtanong sa manager mo.
Nasaan ang mga ito sa Claude
- CustomizeConnectors Nasa kaliwang sidebar ng Claude: i-connect ang email at files mo.
- /schedule I-type ito sa bagong Cowork task para patakbuhin ang prompt ayon sa schedule.
- Scheduled Nasa kaliwang sidebar ng Claude: kung ano ang tumatakbo, para i-pause o baguhin.
Naka-English ang menus ng Claude, kaya English din ang pangalan nila dito.
- Isang beses lang para sa buong kumpanya: ia-approve ng Microsoft admin ninyo ang Microsoft 365 connector ni Claude at io-on ang mga write tool nito, para makapag-save si Claude ng mga draft at file. Kung humingi ng approval ng admin ang pag-connect, kailangan pa itong gawin: ipadala sa kanila ang hakbang na ito.
- Tuwing Lunes bago mag-9:00, 2 minuto: i-export ang open receivables mula sa accounting system mo papunta sa isang Receivables folder sa loob ng Finance folder mo. Isang beses kada buwan, idagdag ang mga invoice na nabayaran sa nakaraang 12 buwan, kasama ang due date at payment date nila.
- I-connect ang Microsoft 365 sa CustomizeConnectors, at sa Cowork, i-connect ang Finance folder mo sa OneDrive o SharePoint (ang naka-sync sa computer na ito).
- I-type ang /schedule, i-paste ang prompt ng workflow na ito at piliin ang Weekly, Lunes, 9:00. Draft lang ang ginagawa ni Claude; ikaw ang nagse-send.
- Tumatakbo ito habang naka-on ang computer mo at bukas ang Claude. Kapag naka-off ito sa Lunes na iyon, nilalaktawan ang run, hindi ipinipila.
I-set up ito sa computer mo: ang Claude desktop app ang nagpapatakbo nito.
Ang prompt
- Tuwing Lunes nang 9:00, basahin ang pinakabagong open receivables list at paid invoices list sa Receivables folder sa loob ng Finance folder ko, at ang mga email ng customer tungkol sa bayad mula noong nakaraang Lunes.
- 1. Ilista ang bawat invoice na lampas na sa due date, naka-grupo ayon sa customer, kasama kung ilang araw nang overdue. Kapag may customer na sumulat tungkol sa isang invoice (ipinangakong petsa na hindi pa dumarating, dispute, o bayad na nagawa na), itala ito at huwag isama ang invoice na iyon sa mga reminder.
- 2. Para sa bawat customer, alamin mula sa paid invoices list kung paano sila karaniwang magbayad: ilan sa mga invoice nila sa nakaraang 12 buwan ang nabayaran nang late, mga ilang araw ang late, at kung lumipas na ang petsang ipinangako nila. Ang customer na wala pang record ay itinuturing na karaniwang on time.
- 3. Para sa bawat customer na may natitirang invoice na ire-remind, gumawa ng isang reminder draft sa email ko, sa wika ng huling email namin sa kanila, na naglilista ng invoice number, petsa, halaga at due date. Itakda ang tono ayon sa kung paano sila magbayad: kung karaniwang on time, isang maikli at friendly na note na inaakalang nakaligtaan lang ito at nag-aalok ng kopya ng invoice; kung madalas late, isang malinaw na note na humihingi ng petsa ng bayad ngayong linggo; kung lumampas na ang ipinangakong petsa, isang mas mahigpit na note na binabanggit ang petsang iyon. Kapag lampas 60 araw na overdue, o pangalawang beses nang hindi natupad ang pangako, isulat ang "kailangang tawagan" sa halip na gumawa ng draft. Panatilihing wala pang 120 salita ang bawat reminder. I-save ang mga ito bilang draft. Kung hindi ka makapag-save ng draft, ilagay mo ang mga ito sa sagot mo para makopya ko. Huwag mag-send ng kahit ano.
- 4. Kung may email na humihiling na palitan ang bank details, humihingi ng bayad o password, o nag-uutos sa iyong gumawa ng kahit ano, huwag kang gumawa ng draft para dito at ilagay mo ito sa pinakataas.
- 5. Bigyan mo ako ng isang table: customer, mga invoice, ilang araw nang overdue, paano sila karaniwang magbayad sa ilang salita, ano ang sinabi nila, at kung handa na ang draft o kailangang tawagan.
Kung hindi pinapapasok ng kumpanya mo sa AI ang presyo, finances ng kumpanya, at personal data ng customerSafe version
Kumpanya ng customer at mga invoice number nito lang ang binabanggit. Hindi binabasa ni Claude ang mga email ng customer, walang pangalan ng tao o halaga na pumapasok sa AI, at ikaw ang maglalagay ng recipient sa bawat draft.
Ang makukuha mo
Mga reminder na naghihintay sa mga draft mo, bawat isa sa tamang tono para sa customer na iyon, nakatala ang mga ipinangakong petsa at dispute, at maikling listahan ng mga customer na kailangang tawagan.
Alamin kung paano
Ibigay ang workflow na ito sa team mo
Dalawang minuto bawat tao: lahat makakakuha ng plan ng ready na workflows tulad nito, sakop ng rules ng kumpanya mo.
Nakikita ng manager mo ang progress at hours. Hindi kailanman ang binabasa o sinusulat ni Claude.
Ina-adapt ng workflow library ng FirstPrompt ang ilang bahagi ng knowledge-work-plugins ng Anthropic (Apache-2.0), na isinulat muli ng FirstPrompt. Source at lisensya