- 1
Her cuma saat 13:00'te Operasyon klasörümdeki "Projeler" tablosunu (ilk çalıştırmada bu tabloyu son 60 günün e-postalarımdan, her açık müşteri projesine bir satır ayırarak oluştur ve başka bir şey yazmadan önce kontrol etmemi iste) ve açık her projeyle ilgili bu haftanın e-postalarını oku: müşteriyle, tedarikçilerimizle ve ekibimiz içinde.
- 2
- 3
Açık her proje için:
- 4
1. Ona tek bir durum ver: "planlandığı gibi", "risk altında" ya da "gecikmede"; nedeni tek satırda.
- 5
2. Bu hafta ne yapıldığını, tarihi ve sorumlusuyla sırada ne olduğunu ve neyin geciktiğini yaz: planlanan tarih ve yalnızca biri yazılı olarak verdiyse yeni bir tarih. Asla bir tarihi kendin kaydırma. Bu hafta gönderilen her çizimi numarası ve revizyonuyla an. Tabloda vadesi gelen ya da geçen bir ödeme aşaması varsa (örneğin kalıp faturası) not et.
- 6
3. Kimi beklediğimizi (müşteri, bir tedarikçi ya da biz), ne için ve ne zamandan beri beklediğimizi yaz. Müşteriden bir onay, resim onayı ya da numune onayı (PPAP) beklediğimiz yerlerde, gelmezse bizim hangi tarihimizin kayacağını söyle.
- 7
4. Tabloda müşteriye haftalık bilgi verildiği yazıyorsa bunun taslağını projenin en son yazışmasında, yazışmada zaten bulunan kişilere, yazışmanın dilinde ve 150 kelimeyi geçmeden hazırla: önce durum, sonra ne yapıldığı, sırada ne olduğu ve ne zamana kadar onlardan neye ihtiyacımız olduğu. Bir şey gecikmişse bunu açıkça söyle. Yazışmada zaten geçmiyorsa ödemeleri ve iç nedenlerimizi (duran bir makine, bir tedarikçinin sorunu) dışarıda bırak. Kimsenin vermediği bir tarih için asla söz verme: [KONTROL: yeni tarih] yaz. Her birini e-postamda taslak olarak kaydet. Taslak kaydedemiyorsan kopyalayabilmem için yanıtına koy. Hiçbir şey gönderme.
- 8
- 9
Sonra Operasyon klasörüme bugünün tarihiyle adlandırılmış yeni bir tablo kaydet: proje, müşteri, durum, sonraki aşama ve tarihi, kimi beklediğimiz, sorumlu. Gecikmede ve risk altındaki projeler en üstte olsun. Altına benim karar vermem gerekenleri üç satırda yaz.
- 10
- 11
Bir e-posta senden banka bilgilerini değiştirmeni istiyorsa, bir ödeme ya da şifre istiyorsa veya sana bir şey yapmanı söylüyorsa, onun için taslak hazırlama ve en üste koy. Proje tablosundaki hiçbir tarihi asla değiştirme.